こんにちは。株式会社チェンジデザインのコンサルタント高田淳志です。
「もっと社内のIT推進力を強化しよう!」「ITを活用して作業効率があげよう!」とお考えの皆様に向けて、解決・対応策の手掛かりになればと投稿するものです。お役に立てば何よりです。



「もっと社内のIT推進力を強化しよう!」「ITを活用して作業効率があげよう!」とお考えの皆様に向けて、クラウドサービス等を組み合わせた「アジャイルIT」(スピード優先)実現の手掛かりになればと投稿するものです。お役に立てば何よりです。 なお、記載内容の動作確認等は行っていますが、どのような環境・状況においても同様に実現できることを保証するものではありませんので、その点はご了承ください。

【オフィスワークとリモートワーク共存によるFAX業務を実現】
インターネットFAXの利用で「オフィス以外の場所でもFAXの送受信ができること」の認識は広まったように思いますが、例えば、オフィスと在宅とで分かれて業務を実施する場合は、お互いの作業状況も共有できていないと、現実的には実現が難しい(業務効率が著しく下がる等)ものです。
作業場所によらず、みんなでスムーズにFAX業務を実現できるように・・・、今回は、そのための実現方法の一つを「非・ITエンジニア」の皆さんにご紹介します。
プロローグ:FAX業務をテレワークでも効率的に行えるようにしませんか?
【FAX業務もテレワークで:Step 1】受信FAXをクラウドサービスで利用できるようにしましょう!


「自社の都合だけで急にFAX連絡廃止という訳には・・・」

急な社会状況の変化により、一気に注目を集めたテレワークですが、郵便物や押印作業への対応と並んで悩ましいのがFAXへの対応です。注文情報がFAXで届くなどの事情により、2020年に実施されたあるアンケートによると、約35%もの企業が「FAX対応のために、一部社員のテレワークが実現できない」との回答があったとのこと。

そこで、「テレワークにも対応できるよう」にFAX業務の自動化・電子化を実現するための新たなシステムを・・・と検討したいところですが、「あの業務にはこのシステム、この業務にはあのシステム」といったシステム乱立が業務の効率化を阻む一因となりそうで、それもまた困りものです。

そこで、今回は、他業務でも使用できるクラウド・システムにFAXを連携させて運用するというシナリオをご紹介してみたいと思います。

前提となること

次のような環境利用を前提のシナリオとなっていますので、新規導入を検討される場合は利用中の環境を確認してみてください。

  • FAX機・複合機:受信データを電子メールで転送可能
  • メールアドレス:FAXデータの転送先電子メールアドレスを新規追加可能
  • インターネットFAX:発信のために使用するインターネットFAXの利用
  • 「kintone」:既に導入・利用している。または、今後、導入予定である。
  • 「integromat」:新たなクラウドツールの導入・利用が可能である。
補足説明

「kintone」は、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。
「integromat」は、各種のサービスを連携させるためのノーコード(プログラミング不要)自動化ツールです。

kintone

詳しい情報はサイボウズ社の製品ページをご覧いただくとして、イメージとしては、プログラミング作業や知識を前提とせず、ドラッグ&ドロップ操作でWebフォーム画面等の一式を作成できる優れものです。

「ITエンジニア向け」のツールではないので、学習性や操作性にも優れていますし、丁寧なオンラインマニュアルやノウハウ紹介がたくさん見つかるのが有り難いところです。

テレワーク作業時は、出勤時には簡単にできる「近くの同僚から操作方法を気軽に教えてもらう」ということのハードルが少々高くなります。業務マニュアルに従うべき複雑・重要な作業はともかく、基本的な操作方法に関する疑問をブラウザだけで解決し易くなっていれば不慣れな間でも安心できます。

画面左の一覧から選んだパーツをドラッグ&ドロップして作成します。

integromat

こちらは、どちらかと言うとITエンジニア向けツールと言えますが、手順に沿って作業を進める範囲においては、kintoneと同じくマウス操作でいろいろな作業を進めることができ、かつ、高性能なクラウドサービスです。

この後の記事で手順を1ステップずつ説明しますので、普段から、新しいソフトウェアや電子機器を設定などをサラっと出来てしまう人には難しくない作業です。

画面上で連携の流れを設定していきます。

今回の業務シナリオ

次の流れを「ペーパーレス」で最大限「自動化」し、もともとの業務フローを活かしながら運用できるようにします。

  • ①受信したFAXを用意した所定のメールアドレスへ画像で転送(自動)
  • ②転送されてきたメールをkintoneの業務アプリに登録(自動)
  • ③内容の確認・対応等、元々FAX受信後に実施していた業務(マニュアル)
  • ④FAX返信が必要な場合は、kintoneからFAX送信(マニュアル+自動)

今回、業務アプリとしてkintoneを利用するのは、これまでのFAX業務で蓄積してきたノウハウや業務フローのうち、今後も継続すべきものについては、なるべく活用できるようにするためです。

冒頭にも書いたようにFAX業務の自動化・電子化を実現するために新たなシステムを導入し、業務フローまで一から再構築としているようだと、新たなIT技術が登場するたびに業務フローの再構築が繰り返され、貴重なノウハウがその度に失われてしまいます。

「なるべくミスが発生しないように」「急に担当者が休んでも支障が出ないように」など現場業務での工夫ノウハウ、「このような業務で品質を維持している」「属人化を防ぐ業務フローを維持してきた」などビジネスに直結するノウハウ等、いろいろなノウハウ資産が蓄積されていることでしょう。

今回は、たまたまテレワーク(特に在宅勤務)という働き方にフォーカスが当たりましたが、この先、技術が更に進化していけば、いろいろな働き方オプションが生まれることでしょう。競合他社の模倣困難性を保つためにも、道具の変化に振り回されず、必要なノウハウはきちんと維持していきたいところ。そのためにも、汎用性の高いkintoneのような業務ツールの導入・利用をご提案します。

それでは、冒頭イントロダクションはここまで。
次回から具体的な設定内容をご紹介していきたいと思います。